Siamo ormai sempre di più immersi nell’era della digitalizzazione. Per questioni di comodità e anche per un approccio a basso impatto ecologico, la smaterializzazione dei documenti cartacei, e la loro sostituzione con le controparti digitali, è una pratica fondamentale per tutte le aziende.
Ma come si affronta l’impresa di smaltimento, quando si tratta di dover distruggere ed eliminare centinaia di migliaia di documenti su cui sono registrate informazioni sensibili di clienti, collaboratori, aziende partner?
Proviamo insieme a capire quali siano gli accorgimenti da adottare per procedere alla distruzione di un archivio cartaceo in modo corretto e a norma di legge.
Distruggere documenti sensibili
La parte più delicata della distruzione di un archivio cartaceo riguarda la tipologia di documenti presenti al suo interno. I dati sensibili vanno trattati con la massima attenzione e vanno protetti fino alla fase di smaltimento. Ma cosa si intende per dati sensibili?
Quali sono i dati sensibili
Per dati sensibili si intendono tutti quei dati che contengono informazioni personali, private, la cui diffusione potrebbe potenzialmente causare un danno al soggetto a cui appartengono.
- Dati personali, anagrafici, di contatto
- Dati relativi a estratti conti e coordinate bancarie
- Informazioni relative alla situazione finanziariadi un’azienda
Questi sono soltanto alcuni dei dati che è necessario trattare come sensibili, ma possono essere molti altri i casi da tenere in considerazione. Cosa fare, dunque, una volta individuati i dati sensibili tra quelli che vogliamo distruggere?
Procedere alla distruzione e allo smaltimento
Quando ci si trova a dover distruggere un archivio pieno di dati sensibili, è fondamentale ricordarsi che la situazione è regolamentata dalle leggi sulla privacy e sul trattamento dei dati personali.
Esistono normative dunque che regolano le modalità attraverso le quali i documenti devono essere conservati, protetti e anche distrutti e smaltiti. Procedere in modo non corretto e non seguendo le norme vigenti, anche soltanto per incuria e non con intenzione dolosa, può avere conseguenze legali.
Le responsabilità a carico della persona di riferimento, per esempio il titolare dell’azienda a cui l’archivio apparteneva, potrebbero essere amministrative, civili e perfino penali.
Per evitare di incorrere in questo rischio, è sempre consigliabile rivolgersi a dei professionisti.
Professionisti dello smaltimento documenti sensibili
Rivolgersi a una squadra di professionisti di chiara esperienza, come un’azienda di distruzione documenti Roma, è la soluzione ideale per procedere con un’attività così delicata. Gli esperti, oltre a essere sempre aggiornati sulle norme in vigore, agiranno in modo rapido e sicuro, e a garanzia del risultato ottenuto rilasceranno un certificato che attesterà l’avvenuto smaltimento dell’archivio a norma di legge.
Sopralluoghi, recupero del materiale, trasporto su vetture autorizzate e attenzione all’ambiente, con materiale di scarto avviati verso la procedura di riciclo, saranno a carico dell’azienda specializzata, a fronte di una spesa variabile in base alla quantità di documenti e alle distanze da dover percorrere.
