L’organizzazione di un evento privato richiede una grande accuratezza e soprattutto una buona visione d’insieme per permettere la buona riuscita della festa.
Per soddisfare i presenti e soprattutto trasformare in realtà i desideri del cliente, abbiamo deciso di fornirti una serie di consigli pratici, seguendo l’esperienza dei migliori nel settore come Nosilence.it.
Come organizzare un evento privato di successo
– Ascolta il cliente e stabilisci un mood preciso
Quando si organizza un evento privato, il primo passo da compiere è parlare direttamente con il cliente e capire quali sono le sue aspettative in relazione all’evento.
Successivamente queste vanno confrontate con il budget a disposizione, definendo ogni dettaglio e dando dei pratici consigli dettati dall’esperienza e dalle ultime tendenze del momento.
Il mood dovrebbe essere univoco per evitare di creare un effetto confusionario e realizzare invece un momento glamour e dal design accattivante.
– Non proporre soluzioni al di fuori del budget
Per evitare che il cliente possa rimanere deluso, non proporre mai soluzioni che siano fuori dal suo budget, altrimenti potrebbe poi rivelarsi insoddisfatto del risultato finale.
Il tuo scopo è ideare il migliore scenario possibile con i mezzi a disposizione, presentandolo al committente in modo chiaro e preciso, per ovviare a ogni fraintendimento che potrebbe crearsi.
– Tieni sotto controllo l’organizzazione globale
Un abile organizzatore di eventi conosce l’importanza di un’organizzazione globale, curando i particolari ma facendo in modo di non perdere mai di vista il risultato finale.
Solo direzionando gli sforzi verso un obiettivo prefissato sarà possibile incastrare tutti gli elementi ed eventualmente poter attuare accorgimenti piccoli e grandi se le cose non proseguono esattamente come previsto.
Una delle skills indispensabili per un organizzatore di eventi è quella del problem solving, cioè la capacità di risolvere problemi di ogni entità che dovessero presentarsi, con prontezza e senza mai perdere la calma.
Il cliente deve sentirsi sempre tutelato e al sicuro, accontentato nelle sue richieste e in mano a un serio professionista del settore.
– Distinguiti dai competitor
Per superare tutta l’agguerrita concorrenza nell’organizzazione di eventi, il consiglio è di suggerire un pacchetto che ti consenta di distinguerti, indipendentemente dallo standard del cliente.
Ad essere premiata è certamente l’originalità, quindi prova a informarti ogni giorno circa le ultime tendenze della moda eventi e tieni sotto controllo i cambiamenti del mercato.
Solo così riuscirai a proporre eventi glamour e offrire un ottimo rapporto qualità-prezzo.
– Gestisci l’evento dall’inizio alla fine
Un organizzatore di eventi non si occupa solo dell’organizzazione precedente alla situazione, ma segue passo dopo passo la festa, arginando tutti i piccoli problemi e cambi di programma che possono sorgere sul momento.
Questo significa talvolta dover presenziare sul posto e vigilare sulla soddisfazione degli invitati, mettendo in atto il piano di riserva se necessario.
– Comunica con chiarezza con tutte le parti in causa
La chiara e precisa comunicazione è una delle caratteristiche che un organizzatore di eventi deve possedere, sia nei confronti del cliente sia in quello dei fornitori e dei prestatori di servizi.
In questo modo si argina ogni genere di fraintendimento e si riesce a cooperare meglio e più rapidamente.
Attenzione anche ai professionisti dei quali ti circondi, che devono condividere il tuo mood e aiutarti a perseguire il risultato.
Inoltre, dovresti poter contare su di loro anche in condizioni di emergenze, così da fare fronte agli accadimenti accidentali che sempre si verificano nel corso di un evento, anche se perfettamente pianificato. Organizza delle riunioni con tutto lo staff e fai in modo che tutti abbiano chiaro il piano d’azione e il proprio ruolo per farlo funzionare.
